【要約】９割捨てて10倍伝わる『要約力』
こんちは、車で走行中に交差点で信号待ちのおじいちゃんを上着がモフモフすぎて大型犬と間違えたAKICHUです。
今回は、９割捨てて10倍伝わる『要約力』について共有します。本書は、山口拓朗さんの著書で雑誌のインタビュアとして25年以上、述べ3300人以上を取材し記事にする仕事をしてきた著者が培った『要約力』を解説する本です。『要約力』とは大切な１割を見つけてアウトプットするということです。今の時代は、携帯電話１つで様々な情報をすぐに取得できる時代です。僕はこの情報が溢れる現代に『要約力』は非常に重要なスキルだと思います。この能力がないと『何が重要』で『何が不要』なのかがわからず、最終的に答えにたどり着くまでにすごく時間がかかってしまうからです。その１割を見つけわかりやすくアウトプットする具体的な方法が学べます。
本書は、こんな方にオススメです。
・情報収集しても何が重要かわからない
・話をまとめるのが苦手
・相手にうまく伝わらない
『要約力』とは、情報のポイントを掴み、シーン別に相手が理解しやすい形に整理して伝えることだと思います。今のビジネスマンの必須スキルの『要約力』について知りたい方はぜひ購入を検討してみてください。それでは深堀していきましょう。
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■【要約】９割捨て10倍伝わる『要約力』
本書で僕が最も重要だなーと思った部分は４つあります。
- １、要約は、『死んでもこれだけは言っておく』を見つけること
２、情報収集とは『見極める』こと
３、情報整理とは『グループ分け＋優先順位』
４、情報伝達は『ロジカルにわかりやすく』伝えること
１、要約とは、『死んでもこれだけは言っておく』を見つけること
ここでのAKICHU的結論は、
- 『あなたが今、一番伝えたいことは何か』をしっかり考えて整理してから相手に伝えるです。
あなたもビジネスマンならよく『結論から言いましょう』とか『簡潔に』とか上司や同僚から言われたことありませんか。まさにここで言う『死んでもこれだけは言っておく』を見つけるってことは、『あなたが今一番伝えたいことは何か』をしっかり見極めた上で相手に伝えることだと思います。はい。本書でも要約が上手な人と下手な人の例が記載されています。今回は僕が考えた具体的な質問例で違いを見ていきましょう。
質問：あなたが今、貢献していることはなんですか。
- ・要約が上手な人
僕は、SDGSに貢献しています。なぜなら、僕が面白いなーと思ったことを発信するたびに空気が凍りつくからです。おそらく体感温度で１度くらいは下がっていると思います。この前も同僚から朝礼の際、空気が凍りつき涼しくなったと言われました。だから私は、SDGSに貢献しています。
ここでの『死んでもこれだけは言っておく』は僕がSDGSに貢献しているってことです。ちなみにこれは僕のことです。『笑い』の勉強、頑張ります。
- ・要約が下手な人
この前、朝礼の時にね。少し場を和ませるたびに、面白いことを言おうと思ってジュークを言ってみたんだけど。そしたら、なぜか空気が凍りついてしまって。そんなに悪くない内容だと思ったんだけどね。そしたら、この前読んだ本に2020年の世界地図って本なんだけど。そこに2030年までの世界共通の目標で………
どうですか。内容はともかく、やはり一番言いたいことを初めに持ってきた方が言っている内容はわかりやすいですよね。なのであなたも、『死んでもこれだけは言っておく』を見つけてから相手に伝えるように習慣化していきましょう。
２、情報収集とは『見極めること』
本書でも記載がありますが、話せると話せないの差は『情報量の差』である。まさに共感です。僕も情報量の差で最終的なゴールであるアウトプットの差に開きがあると感じます。ここでは、最終的なアウトプットの前段階の『情報収集』のコツについて一部を抜粋してます。
《ステップ１》
- ・信頼できる情報源を集めること
冒頭でもお伝えしましたが、現在は情報の洪水が起きています。全て受け止めきれません。例えば、人から聞いた話、書類,文章,新聞,会議での打ち合わせ,WEbサイト,書籍,SNSの情報などなどです。
- ・重要なことは本質を見極めること
・観察力→物事の譲許や様子など、目に見える情報を『注意深く見抜く力』のこと
・洞察力→目に見える情報をヒントに、その骨格に当たる『目に見えない本質』を見抜く力のこと
僕の情報収集ポイントとしては２つあります。
- ・その情報が１次情報かどうか
ほとんどの情報が誰かの解釈が入ってしまっているように感じます。１次情報であれば特に加工されていない情報なんで信頼性が上がります。
- ・普遍的かどうか
僕はよく本を読みますが、本選びのポイントは『普遍的に読み継がれている本』です。これが正解かどうかはわかりませんが、過去から読み継がれているってことはそれだけ重要な本質的な内容なんじゃないかなーと思って優先的に読んでます。
何れにしても、何を信じるかはあなた次第ですが、観察力と洞察力を高めながら自分なりの習慣を身につけましょう。
《ステップ２》
- ・自分に質問すること
①WHY：なんでなん
②HOW：どうすればいいん
③IF：もし○○だったらどーなん
④SO WHAT：だからなんなん
⑤ONE Word：一言で言うとなんなん
これはよく言われることですね。主に本書では５W3H＋IFが記載されていましたが、僕が実際行っている問いかけを今回は共有しておきます。いつも、情報収集している段階で上の５つの問いかけを行うことで、より自分の考えがまとまる感じがします。あなたも是非実践してみてください。
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３、情報整理とは『グループ分け＋優先順位』
- ・グループ分け
あなたは、今私生活や仕事でグループ分けを行っていることはありますか。例えば、携帯電話のアプリ管理や会社のパソコン内のフォルダ管理、会社のデスクなどなど自分ルールで似た者同士のグループ分けを行っていると思います。本書でも情報整理でも物事に対してグループ分けすることで一番言いたいことに近づくとされています。
- ・優先順位
情報をグループしたら次は優先順位を決めていきます。優先順位とは相手が何を一番知りたいことかゴールを明確にし、伝える順番をきめていきます。
結論、情報整理するには、日頃から『グループ分け＋優先順位』を心がけることで『死んでも言っておきたいこと』に近づきます。
４、情報伝達は『ロジカルにわかりやすく』
- ・やってはいけないこと
①口説い前置きは厳禁
②話すぎ：相手の時間を奪った上に『結局何が言いたいの』と思われておしまい
③言葉足らず：相手に必要な情報が足りないため『で、どういうこと』となってしまう
- ・伝える上での定石
①伝える場合は『幹→枝→葉』の順番で伝える
僕も伝えるときは常に『全体→具体』、『上流→下流』を意識するようにしています。これを意識することで相手への伝わり方が数倍違っていきます。僕が説明する上ででよく使う例を記載しておきますね。
例）相手に数字を用いて説明する場合
- ・良い例
僕の頭の中は、全体を100%として、70％が『家族』、20%が『仕事』、10%が『笑い』です。
- ・悪い例
僕の頭の中は、20%が『仕事』、70％が『家族』、10%が『笑い』で合わせて100%です。
どうでしょうか。良い例の方が断然わかりやすいですよね。ちなみにこれはあくまでも例えです。はい。
■まとめ
『要約力』は現在の必須スキルです。理由は、情報が溢れる情報化社会だからです。例えば、あなたが日々生活している中でも様々な情報が入っていきます。その中であなたは９割の情報を捨てる勇気はありますか。大切な１割を拾い上げるスキルはあなたの人生を豊かにしてくれるものだと思います。今回は僕の主観を含めた要約になっています。より詳しく知りたい方は是非、本書をとって『要約力』を磨いてみてください。現場からは以上でーす。
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